对外贸易信件特别注意三点沟通的技巧

对外贸易信件特别注意三点沟通的技巧。

信用证：反方向思索，语调柔和；

信用证就是指金融机构应进口的方(买家)规定向出口方(出卖方)开出的一份书面形式证实，以确保支付货款。金融机构受权出口人们在合乎信用证标准的情形下，以金融机构或其特定的金融机构为付款方，开出的汇票不能超过要求额度，并按照规定随附运输票据，准时在规定的地方扣除。

对外贸易业务流程中，合同书的签署和承担的时间段有相当长的间距，在将要交货以前，假如顾客的信用证并未开出，则出卖方务必催促买家立即开出信用证，便于立即运输。如何督促另一方尽早开出信用证更难。通常为缓解氛围，对外贸易工作人员可选用发散思维的方式，督促另一方尽早开证。

货不符合：心态婉转，防止负面情绪的危害。

对外贸易公司在所难免碰到货品品质、总数等与早期订单信息叙述不相符合，迫不得已拒绝接收货品或明确提出索赔的状况，这将难以避免地会在这时传送负面新闻。心理分析表明，负面情绪比积极心态具备更强的感召力和知名度。运用正脸词句开展商业服务沟通交流，可合理地推动出口外贸协作。对外贸易公司在与他人商议货品不符合时，除开客观性地表明真相外，也需要留意照料另一方的脸面，最好不要损害自身的情感，用充分的言语来防止负面情绪的不良影响。

索赔和回绝：条理清晰，获得顾客的掌握和适用。

在对外贸易中，因为主观因素缘故，难以避免地会接到用户的申诉和索赔。具体工作经验说明，回应消费者投诉和索赔是最繁杂的信件业务流程。对外贸易公司通常依据差异状况挑选索赔或是回绝索赔。妥善处理和回绝索赔是一项具有趣味性的沟通工作中。

若为索赔，应采用立即书写，以直言不讳的方法告之另一方索赔的喜讯。此外，尽可能用中性化的言语将他人的专注力转换到开心的事儿上，防止对索赔问题的消沉叙述。